Tak system klasy ERP pozwala rozwinąć biznes
CanvaFirma Agroas zajmuje się kompleksową obsługą rolnictwa, czyli doradztwem agrotechnicznym, zaopatrzeniem rolnictwa i obrotem płodami rolnymi. Na rynku działa od 30 lat, zatrudnia ponad 330 osób i współpracuje z ponad 5,5 tys. klientów. Obroty przedsiębiorstwa od kilku lat rosną i w 2021 r. przekroczyły miliard złotych, a rok 2022 to już ponad 1,4 miliarda. Bardzo dobre wyniki finansowe to zasługa odpowiedzialnego zarządzania w tym również inwestycjami w rozwój informatyczny organizacji. Firma systematycznie rozbudowuje zaplecze IT. W ostatnich miesiącach uruchomiono aplikację do obsługi zamówień – Comarch Mobile Sprzedaż, a także platformę do prowadzenia sprzedaży online – Comarch e-sklep.
Powiązane firmy
Oba narzędzie zostały zintegrowane z systemem Comarch ERP XL, który od blisko 20 lat kompleksowo obsługuje wiele obszarów działalności firmy: sprzedaż, księgowość, administrację, kadry i płace. Z czasem uruchamiane były kolejne moduły: zamówienia, kompletacja, CRM, analityka, modelowanie procesów.
– Inwestowanie w nowe technologie jest w naszej firmie procesem ciągłym. Widzimy korzyści z użytkowania narzędzi informatycznych, dlatego stale zastanawiamy się, jakie systemy powinniśmy wdrożyć w następnej kolejności, aby jeszcze bardziej usprawnić zarządzanie firmą i tym samym rozwijać działalność. Taką samą strategię przyjęliśmy w momencie wybuchu pandemii koronawirusa. Pojawiły się ograniczenia w prowadzeniu tradycjnej sprzedaży oraz wykonywania usług na rzecz naszych klientów. Zerwane zostały łańcuchy dostaw, co przełożyło się na problemy z dostępnością towarów i zaopatrzeniem naszych magazynów – wylicza Wojciech Błauciak, dyrektor IT w firmie AGROAS. Zdaliśmy sobie sprawy, że musimy przeorganizować model pracy, aby móc szybko reagować na potrzeby rynku. Postawiliśmy na wdrożenie kolejnych elementów naszego systemu informatycznego
Moduł mobilnej sprzedaży
Przedstawieciele handlowi z Agroas, pracując w terenie, przyjmując zamówienia na środki do produkcji rolnej z kilku obszarów działalności firmy: materiał siewny, środki ochrony roślin, a także nowozy. Każda z tych branż charakteryzuje się zróżnicowanym procesem obsługi, dostępnością towarów oraz różnymi promocjami czy też modelami sprzedaży.
– Szukaliśmy sposobu na rozwiązanie tego problemu w praktyce, ponieważ chcieliśmy naszym handlowcom mobilnym, którzy pracują bezpośrednio z klientem, ułatwić cały proces obsługi zamówień. Zależało nam, aby pracownicy mogli składać jedno zamówienie, a całą logikę obsługi i weryfikowania przerzucić właśnie na system informatyczny. Odpowiedź na nasze potrzeby znaleźliśmy w funkcjonalnościach systemu Comarch ERP XL, a mianowicie dodatkowemu modułowi tzw. mobilnej sprzedaży – mówi Wojciech Błauciak. Wspólnie z naszym partnerem technologicznym, firmą Infortes, rozbudowaliśmy standardowe funkcje i przygotowaliśmy zautomatyzowany proces tworzenia oraz obsługi zamówień.
W aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż przy użyciu funkcji modelowania procesów zostało odwzorowanych kilka scenariuszy najbardziej powszechnych i powtarzalnych ścieżek zamówień, dostępności towarów i innych czynników, które pojawiają się w trakcie realizacji zamówień. Standardowy scenariusz zakłada sytuację, w której handlowiec zamawia towar, który jest dostępny na magazynie, a wszystkie warunki brzegowe, np. rabaty, limity kupieckie, są spełnione. Takie zamówienie trafia z automatu od razu do działu logistycznego i jest pratycznie od razu realizowane. Pojawiają się jednak sytuacje problematyczne związane z dostępnością towaru, możliwością wystawienia faktury z odroczonym terminem płatności czy też potrzebą udzielenia wyższego rabatu na dany produkt, którego akceptacja wymaga ingerencji dodatkowych osób.
– Wszystkie takie przypadki spisaliśmy w algorytm informatyczny i zaangażowaliśmy do tego moduł modelowania procesów, który jest jednym z dodatkowych modułów dostępnych w systemie Comarch ERP XL. Automat procesuje zamówienie, dzieli ja na kilka tak, aby na każdym z nich znalazły się produty z danej branży: materiał siewny, środki ochrony roślin lub nowozy. Następnie zamówienia są przesyłane do działu logistycznego właściwego dla danej branży. Podgląd całego procesu jest dostępny w aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż, więc handlowcy mają wgląd na jakim etapie jest ich zamówienie. Jeżeli wymaga ono ręcznej akceptacji konkretnego pracownika, jest on informowany powiadomieniem w aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż oraz mailowo – tłumaczy Błauciak.
MOŻE ZAINTERESUJE CIĘ TAKŻE
Handlowcy bardzo szybko, maksymalnie do 5 min., otrzymują informację zwrotną, czy ich zamówienie zostanie zrealizowane według standardowego scenariusza czy też wymagane są dodatkowe działania. Automat wysyła maila ze szczegółami, np.: zabrakło 10 sztuk danego towaru. Dzięki takiej informacji handlowiec może skontaktować się zarówno z klientem i ustalić, czy chce zmniejszyć ilość na zamówieniu czy rozbić je na dwa. Dodatkowo może ustalić z opiekunem danego produktu, kiedy będzie najbliższa dostawa. Z taką wiedzą pracownik wraca do klienta, żeby potwierdzić kolejne kroki. Niektóre z nich wymagają ręcznej akceptacji konkretnego pracownika, o czym ten jest informowany powiadomieniem w aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż oraz mailowo lub SMS.
Dodatkowo handlowcy każdego dnia otrzymują dwa raporty: z podsumowaniem niezrealizowanych zamówień z podanymi powodami oczekiwania oraz zestawienie zamówień zrealizowanych, czyli takich które w ostatnich 24 godzinach zostały dostarczone do klienta.
Lada internetowa
Bezpośrednia sprzedaż detaliczna i kontakt przedstawiciela handowego to nie jedyne formy składania zamówień na produkty z oferty Agroas. Firma prowadzi również własny sklep internetowy, w którym klienci mogą kupić m.in. nawozy, części do maszyn rolniczych, środki ochrony roślin czy preparaty bio oraz materiał siewny.
– Kilka lat temu postanowiliśmy, że chcemy wyjść naprzeciw potrzebom naszych klientów i rozbudować model sprzedaży o kolejny kanał, jakim jest sklep internetowy. Z tyłu głowy mieliśmy również zamysł poszerzania rynków zbytu o tereny spoza naszego makroregionu. Zdecydowaliśmy się na Comarch e-Sklep – mówi Wojciech Błauciak.
Pierwsza wersja e-sklepu Agroas została uruchomiona w 2018 r. W zeszłym roku został wdrożony nowy layout sklepu związany z podziałem obsługi klientów wg. zidentyfikowanych potrzeb i sposobów dokonywania zakupów. Jest on podzielony na dwa główne sektory: rolnicy i profesjonaliści oraz hobbyści korzystający z innych produktów, które są w ofercie AGROAS.
Aplikacja Comarch e-Sklep jest bezpośrednio zintegrowana z systemem Comarch ERP XL, co znacznie usprawnia prowadzenie platformy sprzedażowej. Integracja pozwala na korzystanie z opisów produktów, które znajdują się w systemie ERP przy ofertach w sklepie internetowym. Jeśli dodane jest też zdjęcie, to produkt jest widoczny w ciągu kilku minut dla klienta docelowego. Dodatkowo dostępność towarów w e-sklepie jest zgodna ze stanami w magazynach firmy.
– Dla nas głownymi korzyściami, jakie daje Comarch e-Sklep jest właśnie szybkość wdrożenia i uruchomienia sprzedaży internetowej, prostota we wdrożeniu integracji z systemami płatności online, integracja z rozwiązaniami wsparcia obsługi firm kurierskich a także połączenie z popularnymi marketplace’ami: Allegro czy też wszystko.pl – wymienia Wojciech Błauciak.
Podsumowując projekt wdrożenia i rozbudowy środowiska IT w firmie, Wojciech Błauciak podkreśla:
– Zanim podejmiemy decyzję o uruchomieniu systemu IT, warto pamiętać, że wybór producenta rozwiązania informatycznego oraz firmy wdrożeniowej to 50% sukcesu, a drugie 50% sukcesu to własne zaangażowanie. Mam na myśli udział pracowników naszej oranizacji, którzy na co dzień mają korzystać z systemów w przygotowaniu firmy do projektu oraz ułożeniu procedur. Połączenie sił obu stron daje 100% sukcesu we wdrożeniu rozwiązań informatycznych wspierających biznes.
Wdrożenie systemu Comarch ERP XL przeprowadziła firma Infortes, autoryzowany partner Comarch z Wrocławia.
Źródło: Comarch
