Cyfrowa rewolucja w branży przemysłowej

Jednym z filarów cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych jest przeniesienie mechanizmów ich realizacji z kartek papieru, arkuszy Excela, rozmów telefonicznych czy wiadomości e-mail do specjalnie zaprojektowanego systemu informatycznego. Dzięki temu zadania, które muszą być realizowane w ramach procesów oraz osoby, które muszą zostać w nie zaangażowane, posiadają jedno miejsce – dedykowaną aplikację – w której odbywa się całość pracy. Dzięki temu idzie ona płynnie, każdy wie co ma robić, informacje i dokumenty się nie gubią a całość realizowana jest zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie.

Czy automatyzacja procesów się opłaca?

Rosnące koszty prowadzenia biznesu dotyczą wszystkich firm, niezależnie od branży. Problemem jest także istniejąca na rynku luka kompetencyjna. Dla firm przemysłowych wyzwaniem jest niestabilna sytuacja gospodarcza i geopolityczna, co może znacząco wpłynąć na relacje handlowe czy łańcuch dostaw. Automatyzacja procesów biznesowych pomaga firmom stawić czoła tym wyzwaniom w kilku aspektach. Podstawowym jest obniżenie kosztów, co wynika ze skrócenia czasu potrzebnego na realizację powtarzalnych zadań i procesów w firmie oraz zmniejszenie liczby zaangażowanych w nie osób. Warto tu też zaznaczyć, że czas zaoszczędzony dzięki automatyzacji może być spożytkowany m.in. na ważniejsze, strategiczne dla firmy działania oraz wdrażanie innowacji, które będą podnosić jej konkurencyjność.

W dłuższej perspektywie większość klientów podkreśla, że nadrzędną korzyścią jest możliwość szybkiego dostosowania działania firmy do zmieniających się realiów biznesowych. W ten sposób firmy są w stanie nie tylko elastycznie reagować na zmiany rynkowe, ale też wykorzystywać pojawiające się szanse i nisze, zanim zrobi to konkurencja. Ponadto ważnym aspektem cyfryzacji jest też możliwość odzwierciedlenia w narzędziach najlepszych praktyk – co mocno ogranicza ryzyko utraty, często budowanego latami, know-how w przypadku rotacji na kluczowych stanowiskach.

Jakie procesy warto automatyzować?

Klienci zazwyczaj dzielą procesy poddawane automatyzacji na wspierające (back office) oraz specyficzne dla ich działalności biznesowej. Do procesów wspierających zaliczany jest m.in. elektroniczny obieg dokumentów finansowych, wniosków urlopowych czy delegacji, rekrutacja i onboarding pracowników, a także obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej. Sposób ich realizacji różni się w zależności od firmy, ale statystycznie funkcjonują one w każdej z nich i często właśnie od tych procesów przedsiębiorstwa rozpoczynają drogę w kierunku cyfrowej transformacji.

Automatyzacja back office’u przynosi wymierne korzyści w krótkim czasie. Wśród nich można wskazać skrócenie czasu realizacji procesów, zwiększenie satysfakcji pracowników poprzez odciążenie ich z wykonywania powtarzalnych zadań, a także eliminację tzw. wąskich gardeł oraz popełnianych błędów. Wiele procesów wewnętrznych angażuje znaczną liczbę pracowników, co proporcjonalnie mnoży generowane korzyści.

Wsparcie procesów odpowiednimi narzędziami IT nie tylko sprawia, że realizowane są one znacznie szybciej i wydajniej, ale też management zyskuje nad nimi znacznie lepszą kontrolę. Było tak w przypadku jednego z klientów WEBCON z branży meblarskiej. Firma dynamicznie rosła, a co za tym idzie, zwiększał się poziom skomplikowania procesów oraz przewidywana konieczność częstego wprowadzania zmian. Receptą na te wyzwania stało się budowanie aplikacji za pomocą platformy klasy low code. Dzięki niej przedsiębiorstwu udało się znacząco usprawnić ewidencję kosztów, zwiększyć transparentność procesów finansowych oraz obniżyć koszt obsługi wielu procesów, w tym faktur. Na tym jednak nie koniec – okazało się, że rozwiązanie efektywnie wspiera całą grupę podczas akwizycji nowych spółek i zapewnia spójność procesów oraz danych. Obecnie wykorzystywane jest przez centrum usług wspólnych, które globalnie obsługuje spółki klienta w wielu krajach, a ponad 100 wdrożonych aplikacji wspiera procesy w obszarach produkcji, zarządzania jakością, R&D, sprzedaży, HR oraz finansach.

Drugim rodzajem procesów są te charakterystyczne dla danego biznesu. To często one stanowią o przewadze konkurencyjnej firmy, więc to właśnie ich automatyzacja stanowi prawdziwy game changer dla przedsiębiorstwa. W branży produkcyjnej są to na przykład procesy związane z zapewnieniem ciągłości biznesowej, takie jak terminowa konserwacja maszyn, zarządzanie harmonogramem przeglądów serwisowych i gwarancyjnych, wszelkie procesy dotyczące kontroli i podnoszenia jakości czy te związane z wdrażaniem usprawnień lub nowych produktów na rynek.

Wspomnieć należy również o procesach specyficznych dla różnych gałęzi przemysłu. Mamy klienta, który jako producent napojów zbudował aplikację wspierającą proces ich degustacji i oceny. Inna firma, dzięki aplikacji agregującej odpowiednie procedury, znacznie zredukowała liczbę wypadków na halach produkcyjnych. Kolejna wsparła technologią proces kontroli przechowywania buraków cukrowych, tak aby nie traciły na jakości w drodze do fabryki. Takich przykładów mógłbym wymieniać setki, co tylko świadczy o tym, że w praktyce każdy, nawet najbardziej specyficzny proces w firmach produkcyjnych, można zdigitalizować i przedsiębiorstwa z powodzeniem korzystają z tej możliwości.

Jaką technologię wybrać do automatyzacji procesów?

Firmy, które chcą rozpocząć automatyzację procesów, zazwyczaj mają do wyboru co najmniej kilka systemów dostępnych do wdrożenia „od ręki”, często nazywanych „rozwiązaniami z półki” (off-the-shelf solution). Ich zastosowanie nie sprawdzi się jednak w przypadku znacznej liczby procesów, które miałyby zostać zautomatyzowane. Niezwykle trudne byłoby w tym przypadku samo przeszukiwanie rynkowej oferty, organizowanie licznych spotkań demonstracyjnych, negocjowanie umów, wdrażanie systemów i szkolenie pracowników. A to nie wszystko, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę również wysokie koszty późniejszego utrzymania tych rozwiązań.

Dodatkowo systemy „pudełkowe” zbudowane są na bazie najlepszych praktyk związanych z realizacją danego procesu. Może to być wartościowe dla firm, które chcą wraz z rozwiązaniem kupić także know-how. Jeśli jednak firma realizuje proces w sposób specyficzny, nierzadko stanowiący o jej przewadze konkurencyjnej, tego typu gotowe rozwiązania mogą nie zdać egzaminu, ponieważ nie da się ich do tego stopnia dopasować do unikalnych potrzeb organizacji czy rozbudowywać w miarę rozwoju biznesu.

Tak było w przypadku jednego z polskich producentów żywności – holdingu, w skład którego wchodzi siedem spółek. Osoby decyzyjne w grupie poszukiwały narzędzia, które służyłoby za centralną, kompleksową platformę do digitalizacji, ale jednocześnie pozwalałoby budować skalowalne aplikacje, które da się zaadaptować do potrzeb kolejnych spółek. Innym ważnym aspektem była możliwość integracji aplikacji z systemem ERP. Grupa zdecydowała o wyborze platformy klasy low-code do automatyzacji procesów, dzięki czemu zyskała elastyczne rozwiązanie do tworzenia aplikacji, które są w stanie nadążać za ciągle zmieniającymi się potrzebami i upraszczają zarządzanie procesami, takimi jak obieg faktur surowcowych i towarowych czy dokumentów WZE.

Ale to nie wszystko. Firma automatyzuje z low-code również projekty inwestycyjne, na przykład opracowanie i wdrożenie nowych produktów. Aplikacja, która automatycznie zbiera dane o składzie, technologii wytwarzania, przechowywaniu oraz szczegółach opakowania nowych pozycji w ofercie firmy, znacznie usprawnia komunikację między działami zaangażowanymi we wprowadzanie innowacji, a co za tym idzie skraca czas wprowadzania produktów na kolejne rynki.

Dlaczego platformy low-code wygrywają?

Platformy low-code są alternatywą dla kosztownego i czasochłonnego procesu budowania aplikacji tworzonych na zamówienie za pomocą kodu, bo pozwalają na dokładne odwzorowanie sposobu, w jaki firma chce realizować swoje procesy za ułamek ceny i czasu potrzebnego na dostarczenie aplikacji. Dodatkowo, dojrzałe platformy low-code umożliwiają łatwą modyfikację stworzonych aplikacji i wprowadzanie w nich zmian, gdy wymaga tego sytuacja rynkowa lub biznesowa firmy. Dzięki takiemu podejściu firmy produkcyjne mogą postawić na wdrożenie pojedynczej platformy, która pozwoli budować rocznie nawet dziesiątki spójnych aplikacji służących do płynnej obsługi dokumentów i kluczowych (czasem bardzo specyficznych) procesów w przedsiębiorstwie.

Po platformy low-code sięgają najczęściej średnie i duże organizacje, które potrzebują kompleksowo realizować strategię cyfryzacji procesów oraz te, które posiadają rozproszoną strukturę lub działają na międzynarodową skalę. Firmy te potrzebują narzędzi zapewniających integrację procesów zachodzących w wielu zależnych spółkach lub oddziałach oraz wspierających synergię różnorodnych systemów IT.

Przedsiębiorstwa, w zależności od dostępnych zasobów, mają do dyspozycji różne scenariusze pracy z platformami low-code. Jednym z nich jest wdrożenie systemu i przeszkolenie wewnętrznego działu IT, który będzie następnie tworzyć aplikacje in-house. Firmy mogą również zlecić budowę i utrzymanie potrzebnych aplikacji dostawcy lub zewnętrznemu integratorowi. Niezależnie od wybranego modelu firmy, które już teraz korzystają z tej klasy narzędzi, mogą spokojniej patrzeć w przyszłość, ponieważ odpowiednio zaprojektowane i wdrożone aplikacje biznesowe umacniają ich rynkową pozycję, wspierając długofalowy rozwój.

Autor: Michał Rykiert, Chief Evangelist EMEA w WEBCON

WEBCON
Czerwone Maki 87, 30-392 Kraków
tel.: 12 443 13 90; e-mail: contact@webcon.com
www.webcon.com/pl

Artykuł sponsorowany