Celem implementacji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją była kompleksowa digitalizacja czynności związanych z obsługą kluczowych procesów realizowanych przez instytucję, co w rezultacie przyczyniło się do zwiększenia ich efektywności.

Powiązane firmy

Administrację instytucji naukowych czeka cyfryzacja

Centrum Fizyki Teoretycznej Polskiej Akademii Nauk otrzymało dostęp do systemu Comarch EZD w modelu chmurowym oraz szeroki zestaw narzędzi umożliwiających dostosowanie cyfryzacji dokumentów do indywidulanych potrzeb i zadań organizacji. Dzięki temu platforma oraz jej funkcjonalności mogą być z sukcesem wykorzystywane przez podobne instytucje o profilu naukowym.

Klient otrzymał kompleksowe wsparcie w trakcie implementacji systemu – od wstępnej konfiguracji oprogramowania, aż po opiekę koordynatora ze strony Comarch, który odpowiadał na wszystkie pytania podczas każdego z etapów wdrożenia. Do konfiguracji procesów został wykorzystany specjalny edytor, natomiast edytor rejestrów pozwolił na opracowanie zestawień przechowujących dane z realizowanych procesów.

Przy użyciu systemu Comarch EZD pracownicy mają możliwość elektronicznej obsługi kluczowych z punktu widzenia organizacji czynności, a w tym między innymi: składania podań o zatrudnienie w projekcie badawczym, oświadczeń o realizacji prac badawczych jako komercyjnych, wnioskowania i rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, wyjazdów na konferencje naukowe, podań o zakup niezbędnego sprzętu czy wnioskowania o urlop. System gwarantuje również bezpieczeństwo przetwarzanych i przechowywanych danych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Rozwiązanie oparte na infrastrukturze Comarch Cloud

– Uruchomienie usług opartych o Comarch EZD dla CFT PAN jest o tyle pionierskie, iż w całości zostało zrealizowane dzięki infrastrukturze Comarch Cloud. To jedno z pierwszych tego typu wdrożeń wśród instytucji naukowych. Comarch EZD onCloud oferuje przystępne koszty po stronie klienta, który nie musi inwestować w utrzymanie drogich zasobów infrastrukturalnych, oraz elastyczność w zakresie wykorzystania zaawansowanych narzędzi optymalizujących procesy, takich jak edytor procesów BPMN – powiedział Mariusz Cichal, analityk biznesowy w firmie Comarch.

– W grudniu ubiegłego roku rozpoczęliśmy współpracę z firmą Comarch SA w zakresie wprowadzenia w Centrum Fizyki Teoretycznej PAN elektronicznego obiegu dokumentów. Wprowadzenie takiego rozwiązania pozwoliło nam usprawnić wewnętrzny obieg dokumentów oraz komunikację pomiędzy pracownikami naukowymi a administracją. System oferuje szereg rozwiązań, które mogliśmy dostosować do własnych potrzeb, m.in. przygotowując formularze gotowych dokumentów. Konfiguracja systemu z podpisami kwalifikowanymi dyrekcji dała nam możliwość szybkiego i bezpiecznego podpisu dokumentów w systemie. Dzięki temu możemy łatwo przesyłać dokumenty za pośrednictwem platformy e-PUAP do innych podmiotów sektora finansów publicznych, z jakimi współpracujemy – tłumaczyła Wioleta Gryz, koordynator projektu i pracownik Działu Kadr w CFT PAN.

Z uwagi na fakt, że instytucja nie posiadała jednak zaplecza technicznego, tzn. odpowiedniego serwera, zaproponowano dogodne rozwiązanie również na tym polu. Dane, które pracownicy wprowadzają do systemu, są przechowywane na platformie sprzętowo-systemowej firmy Comarch. Wioleta Gryz dodaje, że współpraca z przedsiębiorstwem Comarch przebiegała wzorowo, gdyż na każdym etapie wdrożenia systemu można było liczyć na szybką i fachową pomoc specjalistów.

Źródło: Comarch