Na rynku dostępnych jest dziś wiele marek i wariantów urządzeń, różniących się mechanizmem wydawania, sposobem identyfikacji użytkownika, a także skalą, do jakiej są przeznaczone. Przyglądamy się im w artykule i podpowiadamy, jak w ogóle poruszać się po tym rynku i na co zwracać uwagę, zanim zapadnie decyzja o zakupie konkretnego modelu.

Koniec z wydawaniem narzędzi z ręki

Tradycyjny model wydawania narzędzi i środków BHP opiera się na magazynierze, papierowej karcie wydań, a czasami wręcz na zwykłym zaufaniu do pracownika, który sam bierze to, czego potrzebuje. Taki system sprawdza się co najwyżej w małych zespołach. Jednak przy większej liczbie pracowników i pracy zmianowej szybko zaczyna sprawiać problemy: wydawane produkty giną, magazynier staje się wąskim gardłem, a nikt nie wie, ile faktycznie kosztuje utrzymanie zapasów.

Automat vendingowy eliminuje większość tych trudności. Pracownik ma dostęp do potrzebnych produktów przez całą dobę, bez konieczności czekania na magazyniera, a każde pobranie jest automatycznie rejestrowane w systemie. Dzięki temu firma wie dokładnie, kto, kiedy i ile pobrał, co ułatwia przypisywanie kosztów nie tylko do konkretnych pracowników, ale również zleceń, działów czy centrów kosztowych.

– Automaty wydające znajdują zastosowanie w zakładach produkcyjnych, centrach logistycznych, transporcie oraz działach utrzymania ruchu, a także w branżach motoryzacyjnej, spożywczej, farmaceutycznej i medycznej. W porównaniu z ręcznym wydawaniem z magazynu zapewniają całodobowy dostęp do środków ochrony indywidualnej, narzędzi i materiałów. Rejestracja pobrań zwiększa kontrolę nad zużyciem i zapasami, ogranicza nieuzasadnione wydania oraz znacznie obniża koszty obsługi procesów produkcyjnych, zaopatrzeniowych i magazyno
wych – mówi Sebastian Domagała, regionalny dyrektor sprzedaży w firmie ASD Systems.

W porównaniu z tradycyjnym magazynem czy wydawaniem z ręki przewaga automatu polega na połączeniu szybkiego dostępu z pełną kontrolą nad tym, co i w jakiej ilości opuszcza magazyn. Różnica jest szczególnie widoczna w dużych zakładach, które pracują w systemie zmianowym. W tradycyjnym modelu każda zmiana w dużym stopniu zależy od dostępności magazyniera, a przerwa w jego pracy oznacza brak dostępu do narzędzi. Automat działa niezależnie od godzin pracy magazynu, co samo w sobie potrafi wyeliminować spory odsetek drobnych przestojów, wynikających wyłącznie z braku dostępu do potrzebnego sprzętu w danym momencie.

Rodzaje automatów i ich zastosowania

Rynek automatów vendingowych do przemysłu nie jest jednorodny, a wybór właściwego typu urządzenia zależy przede wszystkim od tego, jakie produkty mają być wydawane. Automaty bębnowe, przypominające automaty z przekąskami, sprawdzają się przy wydawaniu drobnych, standardowych artykułów, takich jak rękawice, okulary ochronne czy drobne elementy złączne. Pojedynczy bęben mieści zwykle jeden rodzaj produktu, co ułatwia szybkie uzupełnianie i precyzyjne liczenie stanów.

Automaty szafkowe działają na zupełnie innej zasadzie. Zamiast bębnów mają zamykane komory lub szuflady, dzięki czemu można w nich przechowywać większe i bardziej zróżnicowane narzędzia, w tym elektronarzędzia czy sprzęt pomiarowy. To rozwiązanie jest chętnie wybierane wtedy, gdy zakład potrzebuje jednego punktu obsługującego szeroki asortyment, a nie tylko drobnicę.

Automaty skrytkowe idą o krok dalej i przypisują konkretnemu użytkownikowi konkretną skrytkę, do której nikt inny nie ma dostępu. Sprawdzają się tam, gdzie narzędzie musi wrócić do tej samej osoby, która je pobrała, na przykład przy drogim sprzęcie pomiarowym albo zestawach przypisanych na stałe do jednego pracownika. Automaty szufladowe z kolei pozwalają otworzyć całą szufladę z wieloma produktami naraz i samodzielnie zadeklarować pobraną ilość, co dobrze sprawdza się przy drobnych elementach złącznych czy materiałach eksploatacyjnych, które trudno liczyć pojedynczo.

Osobną kategorię stanowią automaty do zwrotów, przeznaczone do oddawania zużytych, uszkodzonych lub wymagających regeneracji narzędzi. Coraz częściej łączy się je z systemem głównych szaf wydających, tworząc pełny obieg narzędzia od momentu wydania aż po jego serwis lub utylizację.

Który typ wybierają firmy najczęściej? W praktyce pierwszym wyborem wielu zakładów, zwłaszcza tych wdrażających automat po raz pierwszy, bywają urządzenia szafkowe. Decyduje o tym przede wszystkim uniwersalność i elastyczna konfiguracja wnętrza, które pozwalają pomieścić w jednym urządzeniu zarówno drobne elementy złączne, jak i większe narzędzia czy elektronarzędzia. Dla firmy, która nie chce od razu inwestować w kilka wyspecjalizowanych urządzeń, to rozsądny punkt startu, który później można uzupełnić o moduł wagowy czy skrytkowy.

Automaty wagowe i ścienne zyskują na popularności

Obok klasycznych rozwiązań coraz większą popularnością cieszą się automaty wagowe.

– Automaty wagowe określają liczbę pobranych i zwróconych produktów na podstawie zmiany masy, zapewniając automatyczną inwentaryzację i bieżącą kontrolę zapasów bez ręcznego liczenia. System rozpoznaje pobrania i może tworzyć zamówienie po osiągnięciu stanu minimalnego. W rozwiązaniach, takich jak IRSHELF, prowadzi operatora przez proces, wskazuje produkt i ilość oraz na bieżąco weryfikuje, czy pobrano dokładnie wymaganą liczbę sztuk – stwierdza Sebastian Sawicki, Vice Chief Executive Officer IRMATIC.

Tomasz Pawlaczyk, kierownik działu ds. rozwoju sprzedaży w firmie BOGMAR BB, wskazuje największe korzyści ze stosowania tego typu rozwiązań: – Automat wagowy znacznie przyspiesza dystrybucję: pracownik otwiera urządzenie, pobiera potrzebną ilość produktów, a system automatycznie rejestruje zmianę wagi. Nie trzeba wydawać produktów pojedynczo. Zaletą jest również szybkie uzupełnianie towaru, możliwość obsługi różnych produktów oraz dokładna kontrola pobrań i stanów magazynowych.

Coraz częściej pojawiają się też kompaktowe automaty ścienne, które nie wymagają wydzielenia osobnego pomieszczenia w hali produkcyjnej. To odpowiedź na potrzeby mniejszych zespołów czy firm, które nie potrzebują rozbudowanego systemu, a jedynie szybkiego dostępu do podstawowych środków BHP.

– Automat ścienny sprawdza się tam, gdzie nie ma potrzeby instalowania dużej maszyny, na przykład na mniejszych halach, wydziałach lub dla mniejszej liczby pracowników. Może pełnić funkcję Apteczkomatu 24h albo wydawać środki BHP i inne produkty pracownicze. Zajmuje niewiele miejsca, zapewnia dostęp 24/7 i umożliwia kontrolę pobrań przez aplikację Limity24h – mówi Tomasz Pawlaczyk.

Pytania, które warto sobie zadać przed zakupem

Zanim padnie decyzja o konkretnym modelu, warto odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań, które pomogą w tym wyborze.

– Przed wyborem automatu należy przeanalizować, jakie produkty, w jakich ilościach i z jaką częstotliwością są wydawane, ilu pracowników będzie korzystać z urządzenia oraz w jakim trybie zmianowym pracuje zakład. Istotne są również gabaryty asortymentu, wymagana pojemność i zakres kontroli – m.in. limity, ewidencja zwrotów czy przypisywanie pobrań do użytkowników i działów. Taka analiza pozwala dobrać typ urządzenia i jego konfigurację do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa – radzi Sebastian Domagała.

Nie mniej istotne jest pytanie o model finansowania. Automat można kupić na własność, ale coraz więcej firm decyduje się na wynajem lub abonament, co obniża próg wejścia i pozwala przetestować rozwiązanie bez dużego jednorazowego wydatku. Warto też wcześniej zapytać dostawcę o warunki serwisu i czas reakcji w razie awarii, bo unieruchomiony automat w środku zmiany może sparaliżować pracę całego wydziału.

Osobną kwestią pozostaje przestrzeń, jaką firma jest w stanie przeznaczyć na urządzenie, oraz warunki panujące w hali. Zapylenie, wilgoć czy niskie temperatury w niektórych zakładach wymagają obudowy w wersji przemysłowej, odpornej na trudniejsze warunki, o co również warto dopytać już na etapie wyboru dostawcy, a nie dopiero po awarii pierwszego egzemplarza.

Duży koncern czy mały zakład – dla kogo to rozwiązanie?

Automaty vendingowe kojarzą się przede wszystkim z dużymi zakładami. I nie bez powodu. To właśnie tam skala problemu z ręcznym wydawaniem narzędzi jest największa. Nie oznacza to jednak, że mniejsze firmy produkcyjne powinny z góry rezygnować z tego rozwiązania.

Duże koncerny najczęściej inwestują w rozbudowane systemy łączące kilka typów automatów w jedną sieć, obsługującą setki pracowników na wielu wydziałach i zintegrowaną z centralnym systemem ERP. Mniejsze zakłady produkcyjne rzadko potrzebują aż tak rozbudowanej infrastruktury, ale mogą skorzystać z pojedynczego automatu szafkowego czy ściennego, który w prostszej formie daje te same korzyści: 
porządek w magazynie, kontrolę pobrań i oszczędność czasu pracowników. Modułowa budowa większości systemów sprawia, że firma może zacząć od jednego urządzenia i rozbudowywać je wraz z rozwojem zakładu.

– W dużych zakładach wdrożenie automatów z naszym oprogramowaniem pozwala dokładnie sterować procesem wydawania: ustalać limity pobrań, przypisywać produkty do stanowisk lub procesów oraz monitorować stany, zwroty, zużycie i koszty. Zebrane dane mogą też wspierać raportowanie ESG, np. przy obliczaniu śladu węglowego, a automatyzacja ogranicza błędy i ręczną ewidencję. Mniejsza firma może zacząć już od jednego automatu, usprawnić wydawanie i zwroty oraz ograniczyć nadmierne zużycie produktów – zauważa Sebastian Sawicki.

Modułowość sprawia, że automaty vendingowe trudno dziś nazwać rozwiązaniem zarezerwowanym wyłącznie dla wielkich zakładów. Mniejsza firma produkcyjna, zatrudniająca kilkunastu czy kilkudziesięciu pracowników, może zacząć od jednej niewielkiej szafy ściennej, a decyzję o rozbudowie systemu podjąć dopiero wtedy, gdy realnie odczuje, że szafa przestała wystarczać. To znacznie bezpieczniejsza droga niż jednorazowa, duża inwestycja w rozbudowaną instalację, która może okazać się za dużo w stosunku do faktycznych potrzeb zakładu.

Mit, który warto rozwiać

Wśród firm, które dopiero rozważają wdrożenie automatów vendingowych, wciąż panuje przekonanie, że to rozwiązanie jest ograniczone do najprostszych zastosowań.

– Funkcjonuje mit, iż automaty vendingowe służą jedynie do wydawania prostych artykułów BHP i podstawowych narzędzi. W rzeczywistości automaty, poprzez różnorodne rozwiązania mechaniczne i softwarowe, służą do wydawania i zwrotów, na różnych zasadach i w różny sposób, całej gamy produktów, które z punktu widzenia klienta są istotne: BHP, narzędzia, gabarytowe narzędzia i elektronarzędzia z możliwością ich ładowania, leki, dokumentacja. Całość procesu zarządzana jest systemowo, na przykład poprzez odnawialne limity, centra kosztowe, regenerację czy kontrolę ważności artykułów – mówi Marcin Czekała, kierownik sprzedaży TEMREX-DYNATECH.

Automaty do narzędzi i BHP –  z niszy do standardu

Jeszcze kilka lat temu automaty vendingowe do narzędzi i środków BHP były w Polsce rozwiązaniem stosunkowo niszowym, ograniczonym głównie do dużych zakładów motoryzacyjnych i ich poddostawców. Sytuacja zmienia się jednak wraz z rosnącymi kosztami pracy, coraz większym naciskiem na dokumentowanie zgodności z przepisami BHP oraz upowszechnieniem cyfrowych narzędzi zarządzania produkcją.

– Polski rynek automatów wydających dla przemysłu rozwija się bardziej dynamicznie niż zachodnioeuropejski i oferuje bardziej nowatorskie rozwiązania. Często, poprzez ekspansję polskich producentów, rozwiązania te przenoszone są na zachodnie rynki, wyznaczając tam nowe standardy – zaznacza Marcin Czekała.

MOŻE ZAINTERESUJE CIĘ TAKŻE

Produkty

GARANT Tool24 i HGStock – Optymalizacja procesów: szybkość – kontrola – oszczędności

GARANT Tool24 i HGStock to systemy automatyzujące zakupy, magazynowanie i całodobowe wydawanie narzędzi oraz materiałów eksploatacyjnych (także w modelu wypożyczania).

Coraz więcej firm z sektora MŚP traktuje automat vendingowy jako naturalny element porządkowania gospodarki magazynowej, podobnie jak systemy do monitorowania produkcji czy proste narzędzia do zarządzania zleceniami. Trend ten widać także po rosnącej liczbie polskich producentów i integratorów oferujących coraz bardziej zróżnicowane rozwiązania, dopasowane do potrzeb mniejszych zakładów.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu

Firmy, które po raz pierwszy wdrażają automat vendingowy, najczęściej popełniają kilka powtarzających się błędów. Pierwszym jest zbyt mała pojemność urządzenia, dobrana do bieżących potrzeb bez uwzględnienia rozwoju zakładu, co po kilku miesiącach zmusza do kolejnej inwestycji. Drugim jest brak przemyślanej kategoryzacji asortymentu, przez co pracownicy tracą czas na szukanie właściwego produktu zamiast go oszczędzać. 

Kolejnym powtarzającym się problemem jest zbyt późne zaplanowanie logistyki uzupełniania towaru. Firmy zapominają też czasem o integracji z istniejącymi systemami, na przykład ERP, przez co dane o zużyciu materiałów funkcjonują osobno i nie przekładają się na lepsze planowanie zakupów. Wreszcie wiele wdrożeń kończy się rozczarowaniem, bo zabrakło komunikacji z zespołem przed uruchomieniem urządzenia, a pracownicy dowiadują się o zmianie dopiero w dniu instalacji.

Częstym błędem jest też lokalizacja urządzenia. Automat postawiony w miejscu niewygodnym, z dala od stanowisk pracy, generuje dodatkowe przejścia zamiast oszczędzać czas, a to podważa cały sens inwestycji. Warto więc zaplanować rozmieszczenie automatów razem z operatorami, którzy najlepiej wiedzą, gdzie realnie powstaje zapotrzebowanie na narzędzia i środki ochrony.

Opór pracowników i jak go ograniczyć

Wdrożenie automatu vendingowego bywa odbierane przez część załogi jako forma kontroli, a nie ułatwienia pracy. Pracownicy przyzwyczajeni do swobodnego dostępu do magazynu mogą mieć wrażenie, że nowy system będzie ich pilnować, zamiast im pomagać, zwłaszcza gdy wcześniej narzędzia pożyczano sobie nieformalnie, bez rejestrowania, kto i na jak długo je zabrał.

W praktyce najczęściej pojawiają się dwie obawy: przed utratą elastyczności w codziennej pracy oraz przed rozliczaniem z każdego pobrania. W praktyce dobrze wdrożony system rzadko ogranicza pracę bardziej niż dotychczasowe zasady, za to eliminuje sytuacje, w których brakuje narzędzia, bo ktoś zapomniał je odłożyć. Opór pracowników najskuteczniej łagodzi jasne wytłumaczenie zespołowi, po co firma wprowadza automat.

Jak szybko zwraca się inwestycja

Czas zwrotu inwestycji w automat vendingowy zależy od skali zakładu, liczby pracowników korzystających z urządzenia oraz wcześniejszej skali strat wynikających z braku kontroli nad narzędziami. W praktyce firmy najszybciej odczuwają oszczędności wynikające z ograniczenia zaginięć narzędzi oraz skrócenia czasu, jaki pracownicy tracili wcześniej na poszukiwanie potrzebnego sprzętu.

Pierwsze policzalne efekty pojawiają się zwykle w ciągu kilku pierwszych miesięcy pracy automatu, choć pełny obraz oszczędności, uwzględniający również lepsze planowanie zakupów i mniejsze zapasy magazynowe, firmy widzą dopiero po pełnym roku eksploatacji. Biorąc pod uwagę skalę problemów, jakie generuje tradycyjne, ręczne wydawanie narzędzi w większym zakładzie, inwestycja w automat w zdecydowanej większości przypadków okazuje się uzasadniona, zwłaszcza tam, gdzie liczba pracowników i pozycji asortymentu jest na tyle duża, że nieformalna kontrola przestaje się sprawdzać.

Technologie, które zmienią automaty w najbliższych latach

Automaty vendingowe do przemysłu przechodzą obecnie wyraźną zmianę technologiczną. Identyfikacja użytkownika kodem PIN czy kartą coraz częściej ustępuje miejsca technologii RFID, a w niektórych rozwiązaniach także rozpoznawaniu twarzy. Integracja z systemami ERP i systemami zarządzania utrzymaniem ruchu staje się standardem oczekiwanym przez klientów już na etapie zapytania ofertowego.

Coraz większą rolę odgrywają też algorytmy analizujące dane o zużyciu, które pozwalają przewidywać zapotrzebowanie na konkretne narzędzia i automatycznie generować zamówienia, zanim zapasy się wyczerpią. W perspektywie najbliższych kilku lat można spodziewać się dalszego rozwoju w tym kierunku. Automaty wydające będą lepiej komunikować się z innymi systemami zakładu, będą bardziej precyzyjnie prognozować zużycie i będą jeszcze prostsze w obsłudze, a tym samym będą lepiej dostosowane także do potrzeb mniejszych firm, które dopiero zaczynają cyfryzację gospodarki narzędziowej w swoich strukturach.

Wybór odpowiedniej szafy wydającej nigdy nie sprowadza się więc do jednego uniwersalnego modelu, lecz do dopasowania konkretnego typu urządzenia do skali zakładu, rodzaju wydawanych produktów i sposobu, w jaki firma chce nad nimi panować. Dla jednych najlepszym rozwiązaniem okaże się prosty automat ścienny obsługujący kilkunastu pracowników, dla innych – rozbudowany system łączący kilka typów urządzeń w jedną sieć zintegrowaną z ERP. Warto zaczynać od realnej analizy własnych potrzeb, a nie od najbardziej rozbudowanej oferty na rynku, bo to właśnie dopasowanie, a nie rozmiar inwestycji, decyduje ostatecznie o tym, czy automat rzeczywiście usprawni pracę zakładu.