Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do e-transakcji na rynku wewnętrznym (eIDAS) wprowadza nową definicję dokumentu elektronicznego. Będzie on rozumiany jako każda treść przechowywana w postaci elektronicznej w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne. Kodeks cywilny sam dokument będzie definiował jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Jest to wyraźne odejście od rozumienia dokumentu jako informacji utrwalonej na papierze.

– Nowe regulacje istotnie zmieniają pojęcie dokumentu. Wyraźnie wskazują, że może to być każde oświadczenie woli złożone w wersji elektronicznej nie tylko w postaci tekstu, ale też jako np. nagranie audiowizualne. Przepisy wychodzą naprzeciw rozwojowi technologii oraz w przypadku sprawy sądowej, dają narzędzia (dzięki rozporządzeniu eIDAS), które wprowadzają szereg domniemań prawnych ułatwiających przed sądem, że takie oświadczenie woli złożone w formie cyfrowej ma rzeczywistą moc prawną – mówi prof. n. dr hab. Dariusz Szostek.

Podpisowi elektronicznemu nie będzie można odmówić skutku prawnego wyłącznie z powodu, że nie spełnia on wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Rozporządzenie stanowi również, że kwalifikowany podpis elektroniczny będzie miał skutek prawny równoważny z podpisem własnoręcznym. Co więcej, jeśli oparty jest on na kwalifikowanym certyfikacje wydanym w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej, będzie uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

– Zmiany prawne jakie wkrótce wejdą w życie mogą stanowić dla biznesu jeszcze większą zachętę do stosowania rozwiązań umożliwiających w pełni cyfrowy obieg dokumentów. Takie technologie jak Paperless Signature do elektronicznego podpisywania dokumentów umożliwiają całkowitą eliminację dokumentacji papierowej w relacji klient-firma, np. umowy z klientem podpisywane są elektronicznie. Wykorzystanie tego typu rozwiązań pozwoli na zwiększenie jakości obsługi klienta poprzez oszczędność czasu w załatwianiu formalności i wykluczenie pomyłek. Dodatkowo da możliwość wygenerowania ogromnych oszczędności wewnątrz firmowych dzięki wyeliminowaniu kosztu druku, logistyki, skanowania czy archiwizacji dokumentacji papierowej – mówi Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. Rozwoju Paperless w Billennium.

Obok zmian w przepisach dot. podpisu elektronicznego rozporządzenie wprowadza również pieczęć elektroniczną oraz reguluje kwestie elektronicznego znacznika czasu i usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wprowadzone zmiany w sposób istotny wpłyną na jeszcze bardziej skuteczne umocowanie prawne podpisu elektronicznego oraz dokumentów cyfrowych.

źródło: Billennium