Digitalizacja niezbędna, ale z barierami
Exact Software PolandO potrzebie przeprowadzenia cyfrowej rewolucji na poziomie przedsiębiorstw, a nawet całych gospodarek mówi się co najmniej od kilku lat. Pandemia COVID-19 dodatkowo wzmocniła te dążenia, jednak, jak pokazują liczne przykłady, udane transformacje cyfrowe wcale nie są takie oczywiste. Liczne bariery często skutecznie utrudniają procesy digitalizacyjne, co jednak nie oznacza, że należy z nich zrezygnować.
Zwiększenie szybkości, wydajności i produktywności działania w różnych obszarach przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – poprawa skuteczności i konkurencyjności. To tylko kilka najważniejszych korzyści, jakie firmy mogą osiągnąć, jeśli postawią na zaawansowane narzędzia cyfrowe. Digitalizacja powoli staje się koniecznością i za chwilę przedsiębiorcy, którzy spóźnią się z wdrażaniem cyfrowych technologii, mogą nie tylko utracić swoją pozycję rynkową, którą będzie im bardzo trudno odzyskać. Mogą wręcz zniknąć z rynku.
Niska skuteczność działań
Choć większość zarządzających przedsiębiorstwami zdaje sobie sprawę z tych zależności, transformacja cyfrowa nie zawsze jest traktowana priorytetowo. A nawet jeśli jest, to praktyka pokazuje, że często taki proces kończy się niepowodzeniem lub tylko częściowym sukcesem. Przyczyny tego mogą być różne. Mogą wynikać zarówno z czynników zewnętrznych, jak i barier, które znajdują się wewnątrz struktury firmy.
Z badania, które w 2020 r. Boston Consulting Group (BCG) przeprowadziła w grupie 825 menadżerów z całego świata, wynika, że aż 7 na 10 procesów transformacji cyfrowej nie zakończyło się pełnym sukcesem. Tylko w 30% procesów udało się osiągnąć zamierzone cele i wprowadzić trwałe zmiany. W 44% przypadków udało się przeprowadzić jakąś zmianę, ale nie odpowiadała ona w pełni zakładanym celom. Z kolei w 26% badanych firm nie zrealizowano nawet połowy zadań i w efekcie nie uzyskano żadnych trwałych zmian.
Według autorów badania czynnikami, które hamowały proces zmian, według autorów badania, były struktura organizacyjna firmy, istniejące schematy działania przedsiębiorstwa ioraz kultura organizacyjna. Często też menadżerowie odpowiedzialni za transformację musieli się mierzyć z presją czasu, co nie ułatwiało im działania i prowadziło do błędnych decyzji.
Presja czasu jest ogromnym wyzwaniem w przypadku dużych organizacji o skomplikowanych strukturach. Transformacji cyfrowej nie da się bowiem przeprowadzić tylko w części przedsiębiorstwa – przeprowadzone zmiany muszą obejmować wszystkie działy i obszary działania firmy.
| Sześć czynników udanej transformacji cyfrowej |
Procesy, które spełniają 6 poniższych warunków, mają 80% szans na osiągnięcie końcowego sukcesu: 1. Przejrzysta strategia zintegrowana z celami transformacji cyfrowej. |
Transformacja cyfrowa w polskich realiach
Jak wynika z badania „Transformacja cyfrowa firm 2020”, przeprowadzonego przez EY Polska, aż 91% polskich firm dostrzega potencjał, jaki tkwi w cyfryzacji. Ponad 3/4 ankietowanych jest zdania, że transformacja cyfrowa jest sposobem na zwiększenie efektywności. Dla ponad połowy badanych firm cyfryzacja jest także odpowiedzią na potrzeby klientów, sposobem na ograniczenie kosztów, a także możliwością dalszego rozwoju.
Również na polskim rynku firmy, które chcą przeprowadzić transformację cyfrową, często muszą się zmierzyć z licznymi barierami. Ponad 1/3 firm deklaruje, że do najważniejszych barier należą zbyt wysokie koszty związane z transformacją. Z kolei 28% firm dostrzega obawy swoich pracowników przed zmianami, a co 4. firma wskazuje na brak kompetencji lub zasobów.
Wśród innych barier transformacji cyfrowych, jakie wynikają z badania, znalazły się także: specyfika działalności, brak odpowiedniej strategii, inne priorytety firmy, brak kultury organizacyjnej nastawionej na innowacje, niska stopa zwrotu z inwestycji, brak lidera do przeprowadzenia zmian, a nawet obawy zarządu przed zmianami.
Jak podkreślają autorzy badania, w okresie pandemii ponad połowa firm zwiększyła tempo wdrażania transformacji cyfrowej, a 27% zostało zmotywowanych do działania w tym obszarze. Zaledwie 1% firm zadeklarowało, że pandemia była powodem wstrzymania działań związanych z transformacją cyfrową.
Źle obrane cele, niewłaściwa strategia
Choć nowoczesne rozwiązania cyfrowe stają się coraz popularniejsze także w naszym kraju, trudno oprzeć się wrażeniu, że tempo transformacji cyfrowej w Polsce postępuje dość wolno. Co ciekawe, 14% średnich i dużych firm produkcyjnych działających na polskim rynku, które wzięły udział w badaniu PMR Market Experts w 2020 r., twierdzi, że zakończyło już proces transformacji cyfrowej. Ciężko jednak uznać ten proces za skończony, skoro tak naprawdę jedynymi wprowadzonymi rozwiązaniami są często tylko narzędzia do pracy zdalnej czy technologie oparte na chmurze. Może to świadczyć o źle postawionych celach transformacji, a nawet o złym podejściu do całego procesu transformacji cyfrowej.
W dużej mierze problemy z transformacją cyfrową są następstwem źle zdefiniowanej strategii, która nie określa szczegółowo wszystkich obszarów zmian, której zasięg jest zbyt mały i która często jest krótkoterminowa. Z tego wynikają następnie źle dobrane cele. I choć transformacja cyfrowa może pomóc realizować niektóre cele biznesowe, to jednak niekoniecznie muszą to być te, na których przedsiębiorstwu najbardziej zależy w danym momencie.
MOŻE ZAINTERESUJE CIĘ TAKŻE
Nierzadko też przedsiębiorcy wdrażają różne rozwiązania, realizują określone cele, choć nie do końca są świadomi ich wagi i sensu. Może to wynikać z presji konkurencji rynkowej, właścicieli czy klientów.
Również tempo wdrażanych zmian może być nieadekwatne do danej sytuacji. Obawa przed zmianami może sprawić, że wszystkie procesy będą realizowane bardzo powoli (co znacząco wydłuży całą transformację i nie pozwoli uzyskać przewagi konkurencyjnej). Także zbyt szybkie tempo zmian może doprowadzić do niekorzystnych następstw w postaci błędnie przeprowadzonego procesu (w szczególności w organizacjach o bardziej skomplikowanej strukturze), który nie przyniesie oczekiwanych korzyści.
Źle zdefiniowana strategia może także wymuszać realizowanie zbyt ambitnych celów, niedostosowanych do potrzeb przedsiębiorstwa czy aktualnej sytuacji rynkowej. Wdrażanie zaawansowanych i skomplikowanych technologii, oferujących wiele funkcjonalności, których finalnie się nie używa, może podnosić koszty ich utrzymania i konserwacji. W efekcie czas i koszt transformacji cyfrowej niepotrzebnie rosną.
Często pomijana bariera ludzka
Nowoczesne technologie są niezwykle istotnym elementem transformacji cyfrowej, jednak błędem jest opieranie całego procesu zmian wyłącznie na nich i na zmienionych procedurach wewnątrz przedsiębiorstwa. Transformacja cyfrowa nie odniesie zamierzonego skutku, jeśli będzie realizowana w oderwaniu od pracowników. Wszelkie planowane zmiany w zachodzących procesach czy związane z wdrażanymi rozwiązaniami muszą więc uwzględniać konkretne zadania biznesowe w ramach zaplanowanych celów strategicznych, ale także pojedynczego pracownika.
Zarząd i kierownictwo muszą być także świadomi licznych obaw, jakie pojawiają się wśród szeregowych pracowników w związku z przeprowadzanymi zmianami. Transformacja cyfrowa może bowiem prowadzić do dużych zmian w funkcjonowaniu niektórych obszarów przedsiębiorstwa, w tym do redukcji zatrudnienia na niektórych stanowiskach.
Nawet jeśli w to miejsce pojawią się nowe miejsca pracy, mogą one wiązać się z innym zakresem obowiązków, a co za tym idzie − z innymi kompetencjami pracowników. Nie można więc się dziwić, że pracownicy mogą z dużym sceptycyzmem podchodzić do zapowiadanych zmian. Ważne jest zatem, aby wszystkie zmiany były transparentne, a pracownicy dostrzegali nie tylko zagrożenia związane z nowymi warunkami pracy. Przede wszystkim muszą mieć poczucie korzyści, jakie może im przynieść transformacja cyfrowa.
Mówiąc o czynniku ludzkim, nie sposób pominąć jeszcze jednej kwestii. Już teraz można dostrzec problemy związane z niedoborem na europejskim rynku specjalistów z branży technologii informacyjno-komunkacyjnych. I to także w tych państwach, które są postrzegane jako liderzy cyfrowej transformacji.
Wraz z postępującą cyfryzacją w coraz większej liczbie przedsiębiorstw problem ten może jeszcze narastać. Z jednej strony będzie to wpływać na spowolnienie tempa digitalizacji, a z drugiej – na wzrost jej kosztów.
Transformacja cyfrowa jest w obecnych czasach niezbędna do odniesienia sukcesu rynkowego w dłuższej perspektywie. I nawet jeśli proces ten wymaga pokonywania licznych barier, nie należy się zniechęcać. Należy stopniowo, krok po kroku, dążyć do wyznaczonego celu. Ważne jednak również, żeby przedsiębiorcy mieli świadomość, że proces ten praktycznie nigdy się nie skończy i ma charakter ciągły.
* * * * *
W artykule wykorzystano informacje m.in. ze stron internetowych Platformy Przemysłu Przyszłości, EY Polska, BCG i badania McKinsey Global Survey.
O Autorze
